Gebruikt u ze al op de juiste manier? 

Algemene voorwaarden worden vaak gezien als de “kleine lettertjes” van een overeenkomst. Toch zijn zij in de praktijk allesbehalve bijzaak. Goed opgestelde en correct gebruikte algemene voorwaarden kunnen veel duidelijkheid geven over onderwerpen als betaling, levering, aansprakelijkheid, garantie en klachten. Maar als algemene voorwaarden niet op de juiste manier van toepassing worden verklaard of juridisch onjuist zijn geformuleerd, kunnen belangrijke bepalingen buiten werking blijven.

Dat risico wordt in de praktijk nog geregeld onderschat. Juist daarom is het verstandig om niet alleen aandacht te besteden aan de inhoud van uw algemene voorwaarden, maar ook aan de manier waarop u die gebruikt.

Wat zijn algemene voorwaarden?

De wet omschrijft algemene voorwaarden als bedingen die zijn opgesteld om in meerdere overeenkomsten te worden opgenomen. Het gaat daarbij om standaardbepalingen die u steeds opnieuw gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over betalingstermijnen, levering, klachten, garantie, aansprakelijkheid en forumkeuze.

Kernafspraken van de overeenkomst, zoals de prijs of de concrete prestatie die partijen met elkaar overeenkomen, vallen daar in beginsel niet onder. Algemene voorwaarden zijn dus vooral bedoeld om terugkerende juridische en praktische onderwerpen vooraf te regelen.

Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?

Algemene voorwaarden maken niet automatisch deel uit van iedere overeenkomst. Daarvoor is nodig dat u hun toepasselijkheid duidelijk van toepassing verklaart en dat de wederpartij die toepasselijkheid aanvaardt. In de praktijk gebeurt dat vaak door in een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst op te nemen dat op de rechtsverhouding uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.

De wet bepaalt bovendien dat een wederpartij ook aan algemene voorwaarden gebonden kan zijn als zij de inhoud daarvan niet daadwerkelijk heeft gelezen. Dat betekent echter niet dat u kunt volstaan met een enkele verwijzing. De wederpartij moet wel op tijd een redelijke mogelijkheid hebben gekregen om van de inhoud kennis te nemen.

Wanneer kunnen algemene voorwaarden worden vernietigd?

Ook als algemene voorwaarden in beginsel van toepassing zijn, betekent dat nog niet dat alle bepalingen standhouden. De wet kent met name twee belangrijke vernietigingsgronden.

1. Geen redelijke mogelijkheid om kennis te nemen

De eerste vernietigingsgrond doet zich voor wanneer de wederpartij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst geen redelijke mogelijkheid heeft gekregen om de algemene voorwaarden te lezen. In dat geval kan de wederpartij de voorwaarden vernietigen.

Daarom is een verwijzing op een factuur meestal te laat: de overeenkomst is dan doorgaans al gesloten. Voor een reeds bestaande overeenkomst is dat dus in de regel onvoldoende.

In de praktijk verdient het daarom aanbeveling om de algemene voorwaarden:

• mee te sturen met de offerte of opdrachtbevestiging;
• als bijlage bij de overeenkomst te voegen; of
• vóór of bij het sluiten van de overeenkomst elektronisch beschikbaar te stellen op een manier waarop zij kunnen worden opgeslagen en later toegankelijk blijven.

Wordt de overeenkomst niet langs elektronische weg gesloten, dan is elektronische verstrekking niet zonder meer voldoende. In dat geval is daarvoor in beginsel de uitdrukkelijke instemming van de wederpartij vereist.

Voor dienstverrichters biedt de wet daarnaast een aanvullende mogelijkheid. In dat geval kan onder omstandigheden worden volstaan met het gemakkelijk toegankelijk beschikbaar stellen van de algemene voorwaarden op de plaats waar de dienst wordt verricht of via een duidelijk meegedeeld elektronisch adres, zoals een website. Wel blijft van belang dat de wederpartij de voorwaarden daadwerkelijk eenvoudig moet kunnen raadplegen.

Alleen als terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is, kan worden volstaan met een mededeling dat de algemene voorwaarden ter inzage liggen of zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel of de griffie van een gerecht, met de mededeling dat zij op verzoek kosteloos worden toegezonden.

2. Een beding is onredelijk bezwarend

De tweede vernietigingsgrond ziet op de inhoud van de algemene voorwaarden. Een beding kan vernietigbaar zijn wanneer het onredelijk bezwarend is.

Bij consumentenovereenkomsten geldt daarvoor een extra beschermingsregeling. De wet bevat dan een zogenaamde zwarte lijst met bedingen die als onredelijk bezwarend worden aangemerkt, en een grijze lijst met bedingen die vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn. Denk bijvoorbeeld aan vergaande uitsluitingen van rechten van de consument of onevenwichtige aansprakelijkheidsbeperkingen.

Voor overeenkomsten met ondernemingen gelden deze lijsten niet rechtstreeks. Dat betekent echter niet dat zakelijke algemene voorwaarden vrij spel hebben. Ook in zakelijke verhoudingen kan een beding vernietigbaar zijn als het, gelet op alle omstandigheden van het geval, onredelijk bezwarend is.

Geldt deze bescherming ook voor ondernemingen?

Daarover bestaat vaak verwarring. Het is niet zo dat iedere onderneming automatisch geen beroep op vernietiging kan doen. Ook een zakelijke wederpartij kan onder omstandigheden algemene voorwaarden vernietigen, bijvoorbeeld wegens een gebrek in de terhandstelling of omdat een beding onredelijk bezwarend is.

Wel geldt voor bepaalde grotere professionele partijen een beperktere bescherming. Bovendien is in de rechtspraak aanvaard dat kleine ondernemingen soms in zekere mate bescherming kunnen ontlenen aan regels die eigenlijk voor consumenten zijn geschreven, maar dat is geen automatisme. Of daarvan sprake is, hangt af van de concrete omstandigheden van het geval.

Wat zijn de gevolgen van vernietiging?

Als een beroep op vernietiging slaagt, dan gelden de betreffende algemene voorwaarden of het betreffende beding niet meer. Dat kan vergaande gevolgen hebben.

Denk bijvoorbeeld aan een bepaling waarin uw aansprakelijkheid is beperkt. Als zo’n bepaling wegvalt, moet worden beoordeeld welke rechten en verplichtingen partijen dan nog over en weer hebben op grond van de overeenkomst en de wet. Dat kan ertoe leiden dat uw aansprakelijkheidspositie aanzienlijk ongunstiger wordt dan u had bedoeld.

Hetzelfde geldt voor bepalingen over garantie, vervaltermijnen, klachtenprocedures, betaling, incassokosten of bevoegdheidsafspraken. Juist de bepalingen die voor ondernemers vaak het belangrijkst zijn, staan geregeld in de algemene voorwaarden.

Waar moet u in de praktijk op letten?

Wie algemene voorwaarden wil gebruiken, doet er goed aan om in ieder geval op de volgende punten te letten:

1. Verklaar de voorwaarden duidelijk van toepassing

Neem in iedere offerte, opdrachtbevestiging en overeenkomst op dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.

2. Verstrek de voorwaarden op tijd

Zorg ervoor dat de wederpartij de algemene voorwaarden vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst ontvangt of op juridisch juiste wijze kan raadplegen.

3. Zorg voor bewijs

In een procedure draait het vaak om bewijs. Bewaar daarom goed vast op welke manier en op welk moment de algemene voorwaarden aan de wederpartij zijn verstrekt. Dat kan bijvoorbeeld door de voorwaarden als bijlage mee te zenden en dat in uw correspondentie expliciet te vermelden.

4. Controleer de inhoud regelmatig

Algemene voorwaarden die jaren geleden zijn opgesteld, sluiten lang niet altijd meer aan bij de huidige wet- en regelgeving of bij uw bedrijfsvoering. Laat daarom periodiek toetsen of uw voorwaarden nog actueel zijn.

5. Let extra op bij consumenten

Sluit u overeenkomsten met consumenten, dan moeten uw voorwaarden ook worden getoetst aan de wettelijke zwarte en grijze lijst. Wat in een zakelijke verhouding nog aanvaardbaar kan zijn, kan in een consumentenrelatie vernietigbaar zijn.

6. Wees duidelijk als u meerdere sets voorwaarden gebruikt

Hanteert u verschillende algemene voorwaarden voor verschillende diensten of producten, dan moet volstrekt duidelijk zijn welke voorwaarden in welk geval gelden. Onduidelijkheid hierover kan tot discussies leiden, zeker als verschillende sets voorwaarden naast elkaar worden genoemd of met elkaar botsen.

7. Vertrouw niet op een verwijzing op de factuur alleen

Voor een al gesloten overeenkomst is dat meestal onvoldoende. In een langdurige handelsrelatie kan een terugkerende verwijzing wel betekenis hebben voor toekomstige transacties, maar het blijft verstandig om de voorwaarden al eerder correct ter hand te stellen.

Conclusie

Algemene voorwaarden zijn een belangrijk juridisch instrument, maar alleen als zij inhoudelijk op orde zijn én op de juiste manier worden gebruikt. Een onjuiste verwijzing, te late verstrekking of juridisch ondeugdelijk beding kan ertoe leiden dat juist die bepalingen waarop u wilt kunnen terugvallen, geen standhouden.

Een periodieke controle van uw algemene voorwaarden is daarom geen overbodige luxe. Dat geldt temeer als uw onderneming werkt met consumenten, via een website contracteert of verschillende soorten diensten en producten aanbiedt.

Meer informatie

Wilt u uw algemene voorwaarden laten toetsen, actualiseren of opnieuw laten opstellen? Neem dan contact op met Joost Hoeve of Angelique Verweij.

j.hoeve@vbvadvocaten.nl of a.verweij@vbvadvocaten.nl

tel. 0341-760 510

Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van dit nieuwsbericht, aanvaardt VBV Advocaten geen aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid.