wat mag u als werkgever eigenlijk?

De zomer staat voor de deur. De helft van uw team heeft verlof aangevraagd, er lopen nog twee lopende projecten en dan meldt ook uw beste medewerker zich met een geboekte vlucht naar Spanje. Wat nu?

Als werkgever wilt u uw bedrijf draaiende houden — dat is begrijpelijk. Maar de wet stelt duidelijke grenzen aan wat u van uw medewerkers kunt verlangen als zij eenmaal op vakantie zijn. Weet u waar die grenzen liggen, dan voorkomt u niet alleen juridische gedoe, maar ook onnodige frustratie bij uw personeel.

“Kun je toch even bereikbaar blijven?” – pas op met deze vraag

Het klinkt zo onschuldig: even een appje sturen, vragen of iemand een e-mail kan beantwoorden. Maar juridisch gezien is dit een grijs gebied waar u als werkgever voorzichtig mee moet zijn.

Vakantie heeft namelijk een wettelijk doel: uw medewerker moet kunnen rusten en opladen. Als u structureel verwacht dat iemand tijdens zijn vakantie bereikbaar is, e-mails afhandelt of zelfs vergaderingen bijwoont via de laptop, dan is er juridisch gezien eigenlijk geen sprake meer van echte vakantie. En dat heeft consequenties: die dagen kunnen worden teruggevorderd als alsnog op te nemen vrije dagen.

Dat betekent niet dat u nooit contact mag opnemen. In een echte noodsituatie — en dan bedoelen we echt een noodsituatie — kan dat. Maar maak dan ook de afweging: is dit echt zo urgent dat ik iemand zijn welverdiende vakantie inlaat? En leg verwachtingen rondom bereikbaarheid altijd vooraf duidelijk vast in het arbeidscontract of een bedrijfsreglement, zodat er voor beide partijen geen verrassingen zijn.

Vakantie weigeren of intrekken — wanneer mag dat?

Soms wil of moet u als werkgever een vakantieaanvraag weigeren, of een al vastgestelde vakantie terugdraaien. Dat kan, maar alleen onder bepaalde voorwaarden.

Heeft een medewerker zijn vakantie schriftelijk aangevraagd en reageert u niet binnen twee weken schriftelijk met een onderbouwde reden? Dan staat die vakantie automatisch vast. De wet regelt dit expliciet om willekeur te voorkomen. Wacht dus niet te lang met reageren, en doe dat altijd schriftelijk.

Wilt u een al vastgestelde vakantie nog wijzigen — bijvoorbeeld omdat een collega uitvalt of een grote opdracht binnenkomt — dan moet u aan drie voorwaarden voldoen. Er moeten gewichtige redenen zijn, u moet overleggen met de medewerker, en u bent verplicht alle schade te vergoeden die hij of zij door de wijziging lijdt. Denk aan vluchten, hotelovernachtingen en annuleringskosten. Die rekening ligt bij u.

Gewone drukte of een krappe bezetting telt in de meeste gevallen niet als gewichtige reden. De lat ligt hoog, en terecht: uw medewerker heeft zijn vakantie in goed vertrouwen gepland.

Goed vakantiebeleid is geen luxe, het is verstandig

Veel arbeidsrechtelijke conflicten over vakantie ontstaan niet door kwade wil, maar door onduidelijke verwachtingen. Wanneer mag iemand vakantie opnemen? Hoe wordt dat aangevraagd? Wat zijn de afspraken rondom bereikbaarheid?

Als u die zaken goed vastlegt — in uw arbeidsovereenkomsten, een personeelshandboek of cao-afspraken — bent u als werkgever veel sterker in het geval er toch een conflict ontstaat. En u voorkomt dat uw medewerkers met een onzeker gevoel op reis gaan, wat uiteindelijk ook niet goed is voor de werksfeer.

Heeft u een vraag over vakantieperikelen?

Wilt u uw vakantieregeling juridisch goed inrichten, of heeft u een concreet conflict over vakantiedagen? De arbeidsrechtspecialisten van VBV Advocaten in Ermelo denken graag met u mee. Wij helpen werkgevers met praktisch en helder juridisch advies.

Neem daarom gerust contact met ons op als u vragen heeft of wilt sparren. Wij beloven u niet te storen als u zelf op vakantie bent.

Angelique Verweij, Wesley Sallé of Joost Hoeve

a.verweij@vbvadvocaten.nl of w.salle@vbvadvocaten.nl of j.hoeve@vbvadvocaten.nl

tel. 0341-760 510

Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van dit nieuwsbericht, aanvaardt VBV Advocaten geen aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid.